Un responsable de l’unité accueil de l’Hôtel de ville (H/F)

Au sein du service Relations usagers et médiation numérique, vous encadrerez hiérarchiquement et animerez une équipe (de 5 personnes à ce jour) à l’Hôtel de ville. L’équipe assure l’accueil général de la Mairie principale, la tenue du standard de la Ville ainsi que l’accompagnement des usagers au sein de l’espace numérique du lieu, et cela sous votre responsabilité directe. Vous serez placé sous l’autorité de la responsable de pôle Accueil et accompagnement numérique qui supervise également l’unité d’accueil du Carré des services et l’espace Frances services.

Ce poste se découpe en 2 blocs d’activité que vous devrez organiser de façon à garantir la continuité de service qui incombe à cette mission d’accueil général :

Par roulement et à hauteur de 70% de votre temps de travail :

• Vous accueillez le public de la Mairie principale, assurez l’accueil téléphonique dans un espace dédié, renseignez le public dans le périmètre relevant du pôle et guidez les usagers dans la réalisation de leurs démarches en ligne sur l’espace numérique de l’Hôtel de ville. Le cas échéant, vous l’orientez vers l’espace France services et/ou l’offre de médiation numérique.
• Plus largement, vous contribuez à la mise en œuvre du projet de la relation aux usagers, une des priorités de l’équipe municipale.

À hauteur de 30% de votre temps de travail :

• Vous assurez le fonctionnement de l’unité et la gestion administrative de l’équipe. Vous occupez cette mission sur des temps spécifiques qui vous permettent de gérer le planning, animer vos réunions d’équipe, assister aux réunions de pôle, assurer l’articulation avec les autres directions (en lien avec la responsable de pôle lorsque cela est nécessaire), etc. Vous assurez l’encadrement des chargés de relation usagers de l’Hôtel de ville sur l’ensemble de votre temps, aux côtés de l’équipe en accueil, sur des temps individuels ou collectifs par ailleurs.

Votre rôle sera ainsi déterminant dans :

• l’accompagnement des agents dans l’actualisation de leurs connaissances, des référentiels et procédures, et la rigueur attendue par chacun dans la manipulation des outils du quotidien
• l’outillage des agents afin de garantir la bonne circulation de l’information.

À compter de 2025, deux projets phares de la politique de relation à l’usager verront le jour :

• la modernisation des modalités d’accueil téléphonique
• le déploiement d’une solution de Gestion de la Relation Usagers.

Avoir une compétence avérée en matière de management de proximité et aptitude à l’animation d’équipe de terrain

Être force de proposition dans l’accompagnement des équipes

Maîtriser les techniques d’accueil et règles de communication associées (écoute, gestion de situations de tension et conflits, décryptage de la demande, recherche d’information, etc.)

Maîtriser les outils numériques de bureautique, les environnements web propres aux démarches administratives en ligne

Savoir faire preuve de pédagogie, autant auprès des collaborateurs que des usagers

Savoir s’adapter aux aléas et urgences propres à l’activité

Être autonome, savoir prendre du recul et rendre compte

Faire preuve de discrétion et réserve (environnement de travail à forte empreinte institutionnelle)

Connaître l’environnement territorial et les principaux services publics

Faire preuve de rigueur et d’organisation

Disposer de bonnes compétences rédactionnelles

Arnaud SCALA – Responsable du service Relations aux usagers et médiation numérique – 02 28 25 23 06

Conditions de travail

Cycle avec un volume hebdomadaire de référence de 36 heures sur 4,5 jours

Travail le samedi matin de 9h à 12h par roulement (environ 1 samedi sur 5)

Nos avantages :

-Titres restaurant à 9€

-Une participation à la mutuelle

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (Naolib, vélo électrique et TER)

-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%

-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)

 Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

 Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 1er mars 2025

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des Adjoints administratifs – Catégorie C

Date limite de candidature : 22 décembre 2024