Assistante coordinatrice (H/F)

Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion.

Placée sous l’autorité de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe composée  de 8 agents en charge de l’assistance administrative aux élus,  à la direction générale,  à la direction et aux services de la DSGO, ainsi que de la documentation et des archives municipales.

Assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe « Citoyenneté et Ressources »

Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas, organisation et logistique de réunions, élaboration de supports de réunions et d’informations, rédaction et transmission de notes de services/internes et compte-rendu, suivi des boîtes mails génériques et alimentation des espaces collaboratifs

Relai Communication des organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, …) : recherche et/ou réception d’éléments (comptes-rendus de réunions, convention de gestion, plans, …) pour transmission auprès de la Direction Générale

Suivi des instances municipales : vérification de la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…)

Élaboration de supports et diffusion de l’information, classement et archivage papier et numérique, en veillant au respect des données personnelles.

Coordination du pool assistants de la direction générale

Gestion RH du pool des assistants(es) et de la Direction Générale : suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l’accueil des nouveaux arrivants/stagiaires…

Gestion administrative et comptable : suivi du budget de la Direction générale, gestion des bons de commandes et factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels, gestion des stocks et commande de fournitures

Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO

 Suivi d’indicateurs d’activités, alimentation de bases de données ou tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel) 

Suppléance en cas d’absence

Formation supérieure Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d’une expérience significative en assistanat de direction et/ou d’administration des collectivités locales.

D’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.

Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.

Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.

Bonne maîtrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)

Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…)

Isabelle Maquaire – Responsable de la cellule de gestion de la DSGO 02 28 25 20 90

Conditions de travail

 Cycle hebdomadaire de 37h30 sur 4.5 jours

Particularité du poste : Permanences (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et vacances scolaires.

Jour télétravaillable : ½ journée  par semaine

Nos avantages :

 -Une participation à la mutuelle et prévoyance

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (NAOLIB, vélo électrique et classique ainsi que le TER)

-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%

-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)

-Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).

Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

 Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 01/04/2025

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux – Catégorie B

Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté administratif ou attestation liste d’aptitude, ou attestation RQTH), sont à adresser  par mail à contact@saint-herblain.fr.

Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité

Date limite de candidature : 20 février 2025