Assistant administratif et communication numérique H/F

Le service information et communication est composé de 15 personnes organisé en 4 pôles : le pôle rédaction traite de l’actualité, valorise les projets municipaux, informe les usagers et rend compte du dynamisme du territoire. Le pôle projet et communication numérique pilote les stratégies de communication numérique, la gestion des réseaux sociaux et la conduite des projets numériques. Le pôle projets et supports de communication valorise l’action municipale et le territoire, conçoit et déploie les stratégies thématiques et plans de communication et le pôle administration, réception et reprographie apporte un soutien administratif et organisationnel. 

Sous la responsabilité de la responsable du pôle administration, réception et reprographie :

• vous assurez du travail administratif et de secrétariat : gestion du courrier, édition de tableaux, réception des appels, mise à jour de listing, envoi de documents, accueil des usagers, réception des  livraisons, appui comptable,
• vous assurez la gestion simple des relations presse (envoi des communiqués), la relance des journalistes…

Sous la responsabilité de la responsable du pôle rédaction :

• vous assurez la rédaction et la publication d’informations sur le site de la Ville (agenda, brèves), ainsi que la préparation et l’envoi de la newsletter mensuelle,
• vous assurez la gestion des listes d’envoi ainsi que l’envoi de mails ciblés.

1 – Assistante administrative auprès du pôle administratif, réception et reprographie: 50% du temps

• Accueil téléphonique (appels internes et externes) et accueil physique
• Suivi et réception des livraisons
• Suivi de la boîte mail communication en lien avec la responsable du pôle
• Gestion du courrier entrant/sortant via Dotelec logiciel de gestion du courrier)
• Gestion des abonnements de la presse quotidienne  et réalisation de la revue de presse
• Gestion du logiciel protocole (Eudonet) : mise à jour des listes de contacts publics, médias, personnalités et envoi des invitations aux cérémonies officielles et aux manifestations
• Appui comptable à la responsable du pôle: devis, bons de commande, factures
• Organisation de la venue des intervenants et gestion administrative des débats Place publique en lien avec les journalistes et la responsable du pôle administration
• Suivi de la diffusion des supports imprimés aux usagers
• Suivi du listing des nouveaux Herblinois et organisation de la réception d’’accueil des nouveaux habitants
• Suivi des évènements et de la relation médias : administration et mise à jour du planning des conférences de presse, relance téléphonique des journalistes, mise en forme et envoi  des dossiers ou communiqués de presse
• Sollicitation des partenaires, associations, élus pour les contributions pour les supports d’actualités de la Ville
• Publication de contenus sur les écrans lumineux (Luminiplan…)

 2 – Assistante communication numérique auprès du pole rédaction : 50% du temps

• Site web : mise à jour et publication des évènements dans l’agenda, rédaction et publication des brèves d’actualité, recherche documentaire et iconographique
• E-mailing : planification, préparation, envoi et suivi des campagnes de e-mailing, gestion des listings : newsletters, invitations Place publique…
• Publication de contenus sur les canaux de communication numérique : Nantes métropole dans ma poche…
• Relecture et corrections des publications Magazine et Agenda « Sortir » une fois par mois (en alternance)

Savoir-faire

Maitrise des outils bureautiques du pack office

Pratiques opérationnelles des logiciels métiers : comptable, gestion du courrier, protocole (Type Astre, Dotelec, Eudonet…)

Pratiques opérationnelles des outils de communication numérique : gestionnaire de site internet, gestionnaire de newsletter…

Compétences rédactionnelles et orthographiques avérées

Connaissance des techniques de communication écrites et orales

Capacités d’analyse et de synthèse

Connaissance en gestion budgétaire et des marchés publics

Permis B souhaité

Savoir être

Rigueur, loyauté, discrétion et réserve professionnelle

Capacité d’organisation, d’autonomie, de réactivité, de prise d’initiatives et à rendre compte

Capacité à travailler dans l’urgence

Sens de l’écoute

Force de proposition

Sens du travail en équipe et en transversalité

Appétence pour le service public et l’intérêt général

Doté d’un excellent relationnel

Gaëlle Rojouan, Responsable du service information et communication par interim et responsable du Pôle administration réception et reprographie au 02 28 25 20 31.

Diane Coulomb, Responsable du Pôle rédaction au 02 28 25 20 22.

Conditions de travail

Cycle de travail : 36h/semaine sur 4,5 jours ou par alternance 4 jours et 5 jours (22.5 jours de congés + 5 jours RTT)

Possibilité d’une journée de télétravail/semaine

 Nos avantages  

• Une participation à la mutuelle.
• Une prévoyance obligatoire.
• Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances.
• Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo et TER).
• Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).

Poste à temps complet, à pourvoir le plus rapidement possible.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des rédacteurs : Catégorie B

Date de prise de poste : dès que possible.

Date limite de candidature : le 22 février 2025 (inclus)