Une secrétaire assistante (F/H)

La Direction prévention et réglementation (64 personnes) est organisée autour de trois services (tranquillité publique et réglementation, prévention de la délinquance et démarches administratives) et d’une cellule de gestion composée de 3 personnes.

Placé sous l’autorité de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe dynamique et soucieuse d’assurer un service public de qualité, au cœur de la mise en œuvre des pouvoirs de police du Maire. Avec votre collègue, vous assurerez des missions de secrétariat/bureautique, le suivi administratif de dossiers et la comptabilité pour le compte des différents pôles composant les trois services de la direction prévention réglementation.

Secrétariat/bureautique

• Assister les pôles dans la gestion de leur activité quotidienne (planifier des réunions, transmettre les appels téléphoniques, les messages et les courriers électroniques, diffuser des informations par mail)
• Saisir et mettre en forme des courriers, des rapports, des documents.
• Rédiger des comptes rendus et les diffuser
• Assurer les commandes de fournitures (gestion du stock, inventaire et suivi de commandes)
• Gérer physiquement et numériquement le courrier en arrivée et départ.
• Gérer des messageries électroniques génériques.
• Assurer l’enregistrement et le suivi des parapheurs.
• Trier, classer et archiver des documents.

 Suivi administratif de dossiers

• Mettre à jour les informations et procédures de la valise d’astreinte et s’assurer de sa transmission hebdomadaire au cadre de permanence.
• Participer à la mise à jour des procédures et annuaires du Plan communal de sauvegarde.
• Procéder à l’affichage des arrêtés préfectoraux et tenir à jour la base de données.

Comptabilité/gestion

• Assurer les commandes de fournitures (gestion du stock, inventaire et suivi de commandes)
• En lien avec les techniciens référents, assurer le suivi des factures et rédiger les courriers aux prestataires dans le cadre des marchés publics de la direction.
• A la demande des pôles, créer des bons de commande, réaliser des engagements de dépenses et des rapprochements de factures.

Vous exercerez vos missions en binôme avec votre collègue de la cellule de gestion. À ce titre, vous vous suppléerez mutuellement en cas d’absence pour la réception des appels téléphoniques, les missions de bureautique/secrétariat et de comptabilité au service des pôles de la Direction prévention réglementation.

• Expérience en secrétariat et/ou comptabilité appréciée.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (suite bureautique – Word, Excel, Powerpoint, logiciels métiers).
• Maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire.
• Maîtrise des techniques d’accueil et des règles de communication.
• Capacité organisationnelle et rigueur.
• Maitrise des priorités et des délais.
• Sens du service public.
• Autonomie, polyvalence.
• Discrétion professionnelle.
• Qualités relationnelles, sens du travail en équipe.

Isabelle ALEMANY, responsable de la Cellule de gestion : 02 28 25 23 51

Séverine GERMAIN, directrice de la prévention et de la réglementation : 02 28 25 25 78

Conditions de travail :

• Cycle de travail hebdomadaire de 36 h sur 4.5 jours du lundi au vendredi, avec RTT en conséquence.
• Poste éligible au télétravail (1 jour par semaine).

Nos avantages :

• Titres restaurant à 9 €
• Une participation à la mutuelle et prévoyance
• Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances
• Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)
• Ratio d’avancement de grade fixé à 100%
• Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)

 Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 1^er février 2025.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux – Catégorie C.

Date limite de candidature : 27 décembre 2024